¿Tiene dificultades para responder a las interminables preguntas de los estudiantes?

Se han producido cambios significativos en la forma en que los estudiantes, los padres y las partes interesadas interactúan con las instituciones educativas, siendo el principal cambio los canales de comunicación utilizados.

A pesar de estos retos, en 2024 las escuelas deberán atender las consultas sobre la estructura de las tasas, la admisión y los cursos ofrecidos de una forma que cumpla los estándares actuales mediante la integración de una comunicación unificada. 

Gracias a las soluciones de software de atención al cliente, esto ya es posible.

Según un estudio de Deloitte, las empresas centradas en el cliente son un 60% más rentables que las que no lo están. Esto pone aún más de relieve cómo la atención al cliente puede ayudar a su escuela o universidad a ofrecer servicios de calidad y retener a su base de estudiantes.

Encontrar el mejor software de atención al cliente para el sector educativo puede ser complicado, ya que sólo unos pocos están diseñados para este sector específico. 

En este artículo hablaremos de algunos de los mejores software de atención al cliente para el sector educativo que ayudan a atraer estudiantes, mejorar la satisfacción de los usuarios y aumentar la fidelización de los clientes.

¿Quiere ofrecer una gran atención al cliente para su empresa de viajes? He revisado algunos de los mejor software de help desk para empresas de viajesen mi artículo anterior, donde detallé algunos de sus principales pros y contras. No dejes de leerlo.

Empecemos.

Resumen rápido

1. Glassix - La mejor solución para la comunicación global con los estudiantes

2. Helpscout - El mejor software de asistencia para instituciones educativas de tamaño medio

3. Kustomer - Lo mejor para departamentos que necesitan automatización y capacidades de IA

4. Happyfox - El mejor software de soporte para departamentos de soporte informático

5. Portada - Mejor software de atención al cliente para la gestión del correo electrónico

Cómo elegir un software de atención al cliente para colegios, institutos y universidades

a) Comprobación de las capacidades de integración

Un gran sistema de asistencia debe poder funcionar a la perfección con otros sistemas para garantizar la eficacia y un intercambio de información sin precedentes entre departamentos.

Al elegir un software de atención al cliente para su centro, asegúrese de que puede integrarse bien con el software que ya tiene, como plataformas de comunicación y sistemas de información de alumnos, para mejorar la productividad.

b) Facilidad de uso

Es fundamental tener en cuenta la experiencia de usuario que ofrece un software. Lo ideal es un software con una experiencia de usuario fluida para ahorrar tiempo y simplificar las operaciones de atención al cliente.

Aunque optar por una solución con una interfaz sofisticada pueda parecer interesante, asegúrese de que sus usuarios puedan enviar fácilmente solicitudes de asistencia y de que sus agentes puedan navegar por su interfaz sin dificultades.

c) Tenga en cuenta las características

Es probable que elija cualquier software por sus características. Diferentes proveedores ofrecen soluciones con diferentes características, así que asegúrese de compararlos antes de hacer una compra.

Entre las características comunes que debe buscar en una solución de help desk para su centro educativo y que pueden ayudarle a redefinir su servicio de atención al cliente se incluyen las capacidades de automatización, las posibilidades de integración y los servicios de comunicación.

d) Identifique sus puntos débiles

Es esencial identificar los puntos débiles y los retos de su centro educativo que le gustaría resolver utilizando un software de atención al cliente. Algunos de los retos más comunes son el aumento del volumen de solicitudes de asistencia de alumnos y padres.

Una vez identificados los retos a los que se enfrenta, es más fácil reducir las opciones de software de atención al cliente en función de su capacidad para gestionar los retos concretos a los que se enfrenta su institución.

e) Considere su presupuesto

Al fin y al cabo, la elección de un software de atención al cliente se reduce al presupuesto. Aunque encuentres una solución de help desk ideal para tu centro educativo, no importará si se sale de tu presupuesto.

Tener en cuenta el presupuesto asignado también le ayudará a ceñirse a él y evitar gastar más de la cuenta. Sin embargo, si tu presupuesto puede estirarse, no dudes en considerar soluciones premium con funciones más avanzadas.

1. Glassix 

Glassix es uno de los mejores software de comunicación omnicanal.

Ocupa un lugar destacado gracias a su arquitectura completa y robusta. Además, la sencilla interfaz de Glassix ofrece una experiencia de usuario fluida y simplifica todas las interacciones.

Pero una de sus características más destacadas es su bandeja de entrada unificada, que integra todas las plataformas de comunicación favoritas de sus clientes en un único panel de control, garantizando que todas las solicitudes de los clientes se vean y se respondan rápidamente.

Además, gracias a las conocidas funciones omnicanal del software, los agentes de atención al cliente de su centro educativo pueden cambiar sin problemas de canal de comunicación sin perder el historial de conversaciones, lo que les permite ofrecer una atención al cliente más eficaz.

Estas funciones están respaldadas por las avanzadas capacidades de IA de Glassix, que pueden hacer cualquier cosa, desde automatizar tareas rutinarias hasta ofrecer respuestas personalizadas a las consultas de los estudiantes. 

Las experiencias conversacionales también pueden ofrecer recomendaciones personalizadas basadas en los intereses y el rendimiento de los alumnos para mejorar la excelencia académica y la satisfacción de los estudiantes.

Características principales:

• El motor de rutinas de conversación de Glassix le permite asignar conversaciones a agentes cualificados y establecer reglas de rutina que garanticen un triaje eficaz.
• El software permite compartir digitalmente imágenes, vídeos y documentos para mejorar la colaboración dentro del centro educativo.
• Glassix proporciona IA conversacional que permite a sus chatbots ofrecer respuestas personalizadas y oportunas a padres y alumnos.
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Precios:

Plan inicial: 49 $ por usuario/mes.

Veredicto

Aunque Glassix tiene un precio ligeramente superior al de otros programas de atención al cliente para el sector educativo, ofrece funciones completas y avanzadas, como servicios de comunicación omnicanal que garantizan una comunicación fluida en todas las plataformas.

2. Helpscout 

Helpscout agiliza la comunicación para capacitar a sus agentes.

Si estás luchando con bandejas de entrada caóticas, puede ser el momento de invertir en Helpscout, uno de los mejores software de atención al cliente para la educación en 2024 que gestiona y organiza todos tus correos electrónicos en una bandeja de entrada compartida. 

Desde aquí, puede asignar correos electrónicos a los agentes, asegurándose de que nunca pierda un correo electrónico o se preocupe por responder dos veces, mejorando en última instancia los esfuerzos de colaboración dentro de su institución académica.

La detección de colisiones de Helpscouts resulta muy útil para evitar respuestas duplicadas. La función impide que un usuario envíe una respuesta a una conversación ya actualizada, lo que permite a tu equipo pasar a otros asuntos.

Además, puede dar a los padres, estudiantes y partes interesadas la posibilidad de encontrar sus propias respuestas sin necesidad de ponerse en contacto con el servicio de asistencia creando recursos de autoservicio, como una base de conocimientos y páginas de preguntas frecuentes. 

Esto reduce el número de solicitudes de asistencia y permite a su equipo centrarse en los problemas importantes.

Características principales:

• Helpscout se integra bien con varias aplicaciones como Slack, Google Apps y Salesforce, por mencionar algunas, lo que garantiza una mayor eficiencia en la productividad del servicio de atención al cliente .
• La bandeja de entrada de correo electrónico compartida de Helpscout permite al personal y a los administradores colaborar fácilmente, responder con prontitud y mantenerse organizados para mejorar la calidad de la atención al cliente. 
• El software cuenta con potentes funciones de inteligencia artificial que resaltan las partes importantes de un correo electrónico, eliminando la necesidad de leer largas cadenas de mensajes.
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Precios:

Plan inicial: 20 $ por usuario/mes.

Veredicto

Helpscout cuenta con funciones esenciales como bandejas de entrada compartidas y potentes capacidades de IA para ayudar a colegios y universidades a mantenerse productivos y gestionar el trabajo administrativo. Sin embargo, solo ofrece una prueba gratuita de 15 días, a diferencia de la prueba gratuita de 30 días de Glassix.

3. Kustomer 

La plataforma CRM basada en IA de Kustomer potencia la atención al cliente.

Mientras que la mayoría de las soluciones en 2024 han configurado capacidades de CRM, Kustomer ofrece características más robustas que ofrecen una plataforma consolidada todo-en-uno que maneja la comunicación, la emisión de tickets, la información del cliente y los datos de la escuela, por lo que es uno de los mejores software de help desk para la educación.

Diseñado para mejorar las interacciones entre los estudiantes, padres o antiguos alumnos de su institución, Kustomer garantiza una asistencia rápida. 

Tanto si se trata de comunicar nuevas actualizaciones o cambios de curso, la inteligencia basada en IA combinada con los datos de los invitados le permite enviar comunicaciones personalizadas automatizadas basadas en los atributos de los estudiantes.

Además, las herramientas de IA de Kustomer resultan muy útiles para automatizar tareas manuales y repetitivas, permitiendo a los alumnos autoservirse y enrutar las conversaciones para que tus agentes puedan centrarse en tareas importantes.

Kustomer también proporciona datos procesables procedentes de diferentes sistemas para que puedas ayudar a tus alumnos a alcanzar sus objetivos. 

Características principales:

• La comunicación proactiva del software le permite comunicarse con sus alumnos antes de que surjan problemas, lo que reduce el número de solicitudes de asistencia.
• Las herramientas de informes de Kustomer proporcionan los datos de tu centro y de tus alumnos para ayudarte a ofrecer una experiencia de cliente personalizada y a tomar decisiones basadas en datos para mejorar la atención al cliente.
• Puedes crear sencillos chatbots generativos de IA utilizando el IQ de Kustomer para ayudar con consultas básicas de atención al cliente, proporcionando así servicios de soporte 24/7.
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Precios:

Plan inicial: 89 $ por uso/mes.

Veredicto

Kustomer ofrece una solución vertical para ayudar a las escuelas y universidades a crear puntos de contacto personalizados con los estudiantes para mejorar la atención al cliente. Sin embargo, el plan inicial es relativamente caro en comparación con Glassix, que ofrece funciones igual de robustas.

4. HappyFox 

HappyFox ofrece servicios de asistencia y atención al cliente en uno.

De entrada, la función de comunicación omnicanal de HappyFox consolida todas las plataformas de comunicación bajo un mismo techo, lo que lo convierte en uno de los mejores programas de atención al cliente para el sector educativo.

Le permite convertir sus correos electrónicos, solicitudes de sitios web y llamadas en tickets que puede gestionar fácilmente.

Para ayudarle a proporcionar asistencia instantánea a estudiantes y padres en 2024, el software le permite desplegar el chat en directo en su sitio web. Esto significa que sus clientes pueden obtener respuestas sin salir de su sitio web.

Además, puede crear una base de conocimientos y una página de preguntas frecuentes para que sus agentes puedan ofrecer una mejor atención al cliente y sus clientes puedan autoayudarse, reduciendo en última instancia la carga de trabajo de sus agentes.

HappyFox también es altamente personalizable, lo que le permite adaptar su servicio de asistencia a su marca y ofrecer una atención al cliente personalizada.

Características principales:

• La base de conocimientos y la página de preguntas frecuentes de HappyFox permiten a los clientes obtener asistencia de forma independiente sin necesidad de ponerse en contacto con el servicio de asistencia.
• El software proporciona encuestas de satisfacción del cliente que sus agentes pueden enviar a los clientes para evaluar la calidad de la asistencia, lo que puede ayudar a mejorar sus servicios.
• HappyFox cuenta con un sistema de tickets fácil de usar que permite gestionar, almacenar y clasificar los tickets por orden de prioridad y responsabilidad para mejorar la calidad de los servicios de asistencia.
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Precios:

Plan inicial: 39 $ por agente/mes

Veredicto

HappyFox ofrece uno de los mejores software de atención al cliente para la educación, ya que proporciona tanto servicios de mesa de ayuda como de atención al cliente por el precio de uno. Sin embargo, no ofrece una versión de prueba gratuita para que los clientes exploren sus increíbles funciones como hace Glassix.

5. Frente 

Front ayuda a los equipos de asistencia a agilizar la comunicación.

El software comprende todo lo necesario para garantizar la satisfacción de sus clientes y se lo proporciona, desde herramientas para mejorar el rendimiento y la colaboración hasta análisis y bases de conocimientos.

Ofrecer una experiencia de cliente personalizada a sus estudiantes y partes interesadas nunca ha sido tan fácil. En contra de la creencia de que esto puede ralentizar a su equipo, Front permite que su equipo colabore eficazmente agilizando los traspasos y creando rutas de escalado.

Además, las 110 integraciones y la API abierta de Front le permiten tener todo lo que necesita bajo una misma plataforma, proporcionando una solución de help desk de primera clase. 

Esto agiliza sus operaciones de atención al cliente al permitirle ahorrar tiempo haciendo malabarismos con múltiples canales.

La base de conocimientos de Front también permite a estudiantes y padres encontrar respuestas de forma independiente sin necesidad de ponerse en contacto con el servicio de asistencia, lo que reduce el tiempo de resolución.

Características principales:

• Front se integra a la perfección con 110 aplicaciones y API abiertas, lo que le permite utilizar todas sus herramientas favoritas desde una sola plataforma, ahorrándole así tiempo.
• La función de chat en directo del software le permite conocer a sus clientes allí donde se encuentren y proporciona una atención al cliente en tiempo real que mejora la satisfacción.
• Los análisis de Front proporcionan información crítica para ayudarle a tomar decisiones basadas en datos sobre dónde concentrar los recursos y cómo mejorar la calidad de la atención al cliente.
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Precios:

Plan inicial: 59 $ por asiento/mes.

Veredicto

Los planes de precios de Front se facturan anualmente y tienen un requisito mínimo de número de plazas, lo que puede resultar agotador para las escuelas pequeñas. A pesar de ello, el software cuenta con potentes funciones de atención al cliente que pueden convertir a tu equipo en un centro neurálgico. 

Conclusión

Los centros escolares pueden beneficiarse considerablemente de los programas informáticos de atención al cliente.

Aunque las instituciones académicas no son idealmente empresas, pueden beneficiarse enormemente de contar con una solución de help desk robusta.

Las escuelas y universidades que aplican soluciones eficaces de atención al cliente son testigos de estudiantes más contentos, altas tasas de retención y mayores beneficios.

De hecho, un informe de Zendesk señala que el 60% de los líderes empresariales afirman que un servicio de atención al cliente de alta calidad mejora la retención de clientes, lo que indica cómo el software de atención al cliente puede ayudar a las escuelas a atraer y retener a los estudiantes.

A la hora de elegir el mejor software de atención al cliente para el sector educativo en 2024, identifique primero sus puntos débiles.

Helpscout, HappyFox, Front y Kustomer ofrecen excelentes soluciones para centros educativos. Aun así, Glassix destaca por su plataforma relativamente asequible con funciones esenciales como la comunicación omnicanal y la mensajería unificada, que pueden ayudar a potenciar tu servicio de atención al cliente.

Suscríbase hoy mismo a la prueba gratuita de 30 días de Glassix, explore de primera mano sus potentes funciones de IA y descubra cómo pueden ayudarle a gestionar las interacciones con los clientes.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un software de atención al cliente educativo?

Un software de atención al cliente en el ámbito educativo proporciona a los colegios, institutos y universidades las herramientas necesarias para gestionar las interacciones de atención a estudiantes, padres y partes interesadas en múltiples plataformas.

Estos programas agilizan las operaciones de asistencia para garantizar una experiencia del cliente sin igual y una mayor satisfacción del cliente con la ayuda de funciones como herramientas de automatización y comunicación unificada.

¿Cuánto cuesta un software de atención al cliente educativo?

No existe una respuesta única. Los distintos proveedores ofrecen programas diferentes con distintos planes de precios. Algunos, como Glassix, ofrecen pruebas gratuitas para que los clientes experimenten las funciones del software.

Glassix es una de las soluciones más económicas, con una estructura de precios flexible y transparente que se adapta a instituciones académicas de todos los tamaños sin comprometer sus prestaciones.

¿Cuáles son las ventajas del software de atención al cliente en la educación?

Las instituciones educativas pueden beneficiarse enormemente de la atención al cliente. Sin embargo, entre los beneficios comunes se incluyen la creación de una excelente reputación y la obtención de una ventaja competitiva.

A largo plazo, contar con una solución de help desk para tu centro mejora la satisfacción de los estudiantes, lo que se traduce en estudiantes productivos y mejores clasificaciones.

¿Cuál es el mejor software de atención al cliente para el sector educativo?

Front, HappyFox, Kustomer y Helpscout ofrecen excelentes soluciones de atención al cliente para el sector educativo gracias a sus increíbles funciones y capacidades, incluidas las integraciones y las herramientas de comunicación.

Sin embargo, Glassix demuestra ser una excelente plataforma de comunicación global con una variedad de funciones diseñadas para agilizar la productividad de los agentes y mejorar la satisfacción de los estudiantes.

¿Cómo puedo elegir un software de atención al cliente?

A la hora de elegir un software de atención al cliente, tenga en cuenta varios factores que le ayudarán a reducir sus opciones. Estas consideraciones incluyen los puntos débiles de su institución, el presupuesto y las características.

Estas consideraciones pueden ayudarle a tomar una decisión informada. No obstante, hemos elaborado esta lista de los mejores software de atención al cliente para ofrecerle un punto de partida en su búsqueda de una solución excelente.